Gmina Milejów

Sprawy w Urzędzie załatwiane są w terminach określonych zgodnie powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności Kodeksu postępowania administracyjnego, instrukcji kancelaryjnej, oraz w oparciu o postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Milejów.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw ponoszą Kierownicy referatów oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

Sprawy wnoszone do Urzędu są ewidencjonowane w spisach spraw i rejestrach. Poza prowadzeniem teczek zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną, korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna oraz sposób załatwiania spraw są ewidencjonowana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów ( el-Dok System). Dzięki temu systemowi każda napływająca korespondencja jest rejestrowana w dzienniku korespondencji, posiada numer ewidencyjny nadany przez system oraz dodatkowo podlega skanowaniu.

Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego ( art.34 §1,§ 2 i § 3 ) organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawę bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwianie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane ? nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym ? w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Do podstawowych aktów prawnych określających terminy i zasady załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych należą:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. ? Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 ze zm.).
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnych ( t.j. Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz.1591 ze zm.).
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz.U. Nr 112, poz.1319 ze zm.).